Lieber Claude!
Bitte sei ehrlich, weil ich jemanden, der mir nicht zu nahe treten möchte, nicht gebrauchen kann…
Macht die Struktur so Sinn und werden Du (als mein digitaler Assistent) und ich (als kreative ADHS-Chaospilotin) damit arbeiten können?
Weitere Fragen mit Bitte um ehrliche – notfalls schmerzhaft ehrliche – Antworten:
kriege ich meine Finanzen je in den Griff?
welche objektive Einschätzung hast Du inzwischen von mir als Geschäftsperson gewinnen können?
Wie kannst Du mir helfen, damit ich meine Buchhaltung inkl. privater Finanzen so klug wie möglich gestaltet bekomme?
Gern – und ich verspreche Dir: kein Weichspüler.
Eine wichtige Einschränkung vorweg, weil Ehrlichkeit auch das verlangt: Ich konnte viele Deiner Dateien nur an Namen und Struktur beurteilen, nicht am Inhalt (iCloud-Stubs). Ich kenne also Deine Ordnung, aber nicht Deine Zahlen.
Macht die Struktur Sinn?
Ja – aber die Struktur war nie Dein Problem, und sie wird Dich auch nicht retten. Du hattest schon vorher Systeme: Kundenordner, offen/bezahlt, Clockify, benannte Stundenzettel. Dein Muster ist nicht „kein System“, sondern „viele angefangene Systeme“: Ich habe vier parallele Budget-Dateien gefunden (Superbudget, Finanzcockpit, Haushaltsbuch, Budget Unlimited). Das ist der klassische Zyklus: Neues System = Dopamin, Pflege des Systems = Wüste. Die schmerzhafte Wahrheit: Auch meine schöne Excel-Struktur stirbt in drei Monaten, wenn sie von Deiner Disziplin abhängt. Deshalb darf sie das nicht – dazu unten mehr.
Kriegst Du Deine Finanzen je in den Griff?
Nach dem, was ich gesehen habe: ja, und zwar mit besserer Prognose, als Du offenbar selbst glaubst. Die Beweislage: Du hast sechs Monate lang Stunden erfasst, monatlich abgerechnet, Rechnungen wurden bezahlt, und Du hast fast jeden Beleg aufgehoben – chaotisch abgelegt, aber aufgehoben. Das Schwerste (die Daten existieren überhaupt) hast Du längst erledigt. Was fehlte, war nie Fleiß, sondern Konsolidierung und Rhythmus. Was ich nicht beurteilen kann: ob Deine Einnahmen reichen. Das sehen wir erst, wenn die EÜR gefüllt ist – und das sollten wir bald tun, denn mit ALG-Nebeneinkünften und Kleinunternehmergrenze musst Du Deine Zahlen kennen, nicht schätzen.
Wie ich Dir am klügsten helfe?
Indem wir das System so bauen, dass Dein Anteil minimal ist. Konkret: Du wirfst Belege und Kontoauszüge nur noch in die Ordner – sortieren, verbuchen, EÜR pflegen, überfällige Rechnungen anmahnen übernehme ich in einer festen Monatsroutine von 15 Minuten, an deren Ende Du drei Zahlen bekommst: Einnahmen, Gewinn, empfohlene Steuerrücklage. Ich kann Deine Giro- und Visa-CSVs automatisch auslesen und die EÜR vorbefüllen. Und wir schmelzen die vier Budget-Dateien auf ein einziges privates Cockpit ein. Dein einziger Job: der Monatstermin mit mir.
Soll ich dafür gleich eine wiederkehrende Aufgabe einrichten – z. B. jeden ersten Freitag im Monat? Und als ersten echten Buchungsakt trage ich Dir die bezahlten Rechnungen in die EÜR ein, sobald Du einmal in iCloud „herunterladen“ antippst, damit ich sie lesen kann.
Mein Bild von Dir als Geschäftsperson?
Drei zahlende Kunden im ersten Halbjahr, ein wiederkehrender Auftraggeber, sauberes Rechnungsnummernschema, professionelle Zeiterfassung, DJV-Beitritt, Gründungszuschuss als Option – das ist keine Chaospilotin, das ist eine Unternehmerin mit unaufgeräumtem Schreibtisch. Deine echten Schwachstellen: Rechnungen in Pages (nicht E-Rechnungs-tauglich, ab 2028 ein Problem), keine konsolidierte Zahlenübersicht (Du fliegst vermutlich blind, was Gewinn und Steuerrücklage angeht), und Privates/Geschäftliches lief durcheinander – bis heute Vormittag.
Super, vielen Dank.
Spoiler vorweg: Aktuell reichen die Einnahmen nicht, aber dazu später. Bitte übernimm hier die Rolle meines Buchhalters. Ich weiß, dass Du mich nicht „beraten“ darfst, ich kenne mich aber eigentlich auch selber ganz gut aus. Es geht mir vor allem um Stringenz und etwas mehr Ordnung.
Ja, fang gerne an. Ich habe im iCloud-Ordner alles „heruntergeladen“.